写文档时，字体大小看似小事，却直接影响阅读体验和专业度。很多人习惯性用默认的12号字，但其实不同场景下，合适的字号能让内容更清晰、结构更分明。
什么时候该调整字体大小？
比如你刚写完一份项目汇报，正文用12号字没问题，但标题还是12号，整篇文档就显得平平无奇。把一级标题调到16号，二级标题14号，正文保持12号，层次立马出来了。开会时领导扫一眼PPT或文档，能快速抓住重点。
再比如制作培训材料，面对的是年纪稍大的同事，继续用10.5号小字，别人看着费劲。适当放大到14号，甚至16号，阅读压力小很多，也显得更贴心。
常用字号参考
在Word、WPS这类工具里，字号数字越大，字实际越小——这是中文排版的特点。常见设置如下：
- 标题：小二（18pt）或三号（15.75pt）
- 副标题：四号（14pt）
- 正文：小四（12pt）最通用
- 脚注或备注：五号（10.5pt）
如果是给手机端看的文档，比如微信里传的简报，可以整体放大一号，毕竟屏幕小，太小的字容易看漏。
快捷设置方式
别每次都手动点字号下拉框。记住几个常用快捷键：
Ctrl + ] ：逐级增大字号
Ctrl + [ ：逐级减小字号
Ctrl + Shift + P ：打开字号输入框（部分编辑器支持）还可以提前设好样式。比如在Word里把“标题1”设成16号加粗，以后一键套用，不用反复调。
有些公司有统一的文档模板，字号、行距都定好了。新员工常忽略这点，自己瞎调格式，交上去一看就不规范。不妨问问老同事要份模板，省事又靠谱。
字体大小不是越整齐越好。适当变化才能突出重点。比如在写产品说明时，功能名称用14号加粗，描述用12号常规字，用户一眼就能分清哪是功能、哪是解释。
最后提醒一点：打印前务必预览。屏幕上看着合适的字号，打出来可能偏小。尤其是用共享打印机时，别人设置的缩放比例不同，容易出偏差。提前试打一页，避免整份重来。