公司茶水间总是堆满用过的纸杯，会议室白板没人擦，打印机旁的废纸越积越多——这些看似小事，却总在日常办公中引发抱怨。问题不在员工懒，而在于“热点区域”的管理职责没分清。
什么是热点区域？
所谓热点区域，就是大家高频使用、容易出问题的地方。比如前台接待区、共享打印区、茶水间、公共会议室、文件归档柜附近。这些地方用的人多，责任一旦模糊，就成了“谁都管又谁都不管”的灰色地带。
常见职责混乱场景
行政同事说：“茶水间的清洁是保洁阿姨的工作。”可保洁一天只来两次，中间不断产生的垃圾怎么办？团队主管认为：“这是大家自觉维护的事。”结果人人都等别人动手。
再比如，会议室投影仪连不上，技术部说“不是我们装的”，行政说“设备归IT管”，最后会议卡在原地，谁也动不了。
怎么分才不扯皮？
关键不是把所有事都分给一个人，而是明确“主责+协责”。比如茶水间：
- 主责人：行政专员（负责补货、联系保洁、定期检查）
- 协责人：当月值日小组（每天下班前清理台面、倒垃圾）
- 使用者：即用即清，纸杯入桶，微波炉溅出食物自行擦拭
再比如共享打印机：
- 主责人：IT支持（维护设备、处理卡纸、更换硒鼓）
- 协责人：各部门指定对接人（发现故障及时报修，提醒同事规范操作）
- 使用者：取走打印文件，不长时间占机，双面打印优先
写进日常流程，比贴标语有用
光在墙上贴“请保持整洁”没用。真正有效的是把职责嵌入现有流程。例如，在周会纪要模板里加一项：“本周公共区域检查情况”，由行政轮值记录；或者在新员工入职清单中注明：“了解所在楼层热点区域责任人”。
有些公司用“责任地图”——一张A3纸贴在茶水间门口，画出区域划分，配上照片和责任人姓名、分机号。谁有问题，一眼就知道找谁。
小调整，大改变
别指望一次分工解决所有问题。可以先挑一个最头疼的区域试点，比如连续三周没人擦的白板。指定两个人轮流负责，观察两周，再收集反馈优化。慢慢形成习惯，其他区域自然跟着改。
管理不是靠自觉，而是靠设计。把模糊的责任变成具体的动作，把动作分配到具体的人，热点区域才能真正“热”而不乱。