写报告、做方案时，总免不了要把操作界面、数据图表或者聊天记录截个图塞进文档里。可很多人还在用“截图→保存→打开文件夹→插入图片”这套老流程，费劲又容易弄乱桌面。
快捷键+粘贴，一步到位
Windows 用户按 Win + Shift + S，屏幕会变暗，拖动选区就能快速截图，截图内容直接进入剪贴板。Mac 用户用 Command + Shift + 4，截图后同样自动复制到剪贴板。接着打开 Word、WPS 或腾讯文档，直接 Ctrl + V 粘贴，图就进来了，连保存步骤都省了。
避免截图模糊的小细节
有些人插进去的图总是糊的，多半是因为从网页或PDF截图后放大使用。尽量用系统自带工具截图，保持原始分辨率。如果必须用图片文件，在 Word 中右键插入的图片，选择“更改图片”而不是“插入”，能减少压缩损失。
批量处理？试试拖拽法
要插多张图的时候，比如产品截图对比，不用一张张点“插入”。直接把多张截图选中，拖进正在编辑的文档里，系统会按顺序排好。这个方法在 WPS 和 Word 都适用，效率翻倍。
代码文档里的截图建议
如果是技术文档，涉及命令行输出或报错信息，优先用文字复制。但如果必须截图，记得在旁边加一句说明，比如：
错误提示见下图：用户登录失败，状态码 500移动端怎么搞？
手机上编辑文档也常见。微信文档或腾讯文档 App 支持直接相册选图插入。截完图别急着退出，马上点文档里的“图片”按钮，选最新截图，10 秒内搞定。注意别让系统相册自动清理临时截图。
真正高效的办公，不是工具多高级，而是每个小动作都少点多余步骤。截图这事儿，练熟一个快捷键，一年能省下几十分钟。