很多人在写邮件、报告或通知时，总觉得内容写清楚就行，格式随便点没关系。可现实是，一份格式混乱的文书，哪怕内容再扎实，也容易让人产生“不专业”的第一印象。特别是在职场中，正式文书其实是你无声的代言人。
标题与称呼：别小看开头那几行
一份正式文书，标题要简洁明确。比如《关于2024年度部门预算调整的通知》，比“一个通知”或“看看这个”靠谱得多。标题通常居中排布，使用二号或三号黑体字，具体依单位习惯而定。
称呼不能马虎。给上级写请示，用“尊敬的王总：”比“Hi 王哥”合适；发给多个部门的通知，写“各部门负责人：”更规范。称呼顶格写，后面加冒号，这是基本礼仪。
正文结构：逻辑清晰比文采更重要
正文一般分三段式：背景说明、具体内容、执行要求。不需要华丽辞藻，但要条理分明。比如申请采购设备：
因现有打印机频繁故障，影响日常办公效率，现申请购置一台新激光打印机。
经市场调研，型号HP LaserJet Pro MFP M428fdw性能稳定，售价约3,200元，符合预算范围。
恳请领导审批，以便尽快完成采购流程。你看，没有“鉴于”“兹有”这类拗口词，但信息完整，语气得体。
落款与日期：细节决定可信度
结尾要有署名和日期。个人提交的材料写“申请人：张伟”，部门发文则写“行政部”。日期统一用阿拉伯数字，如“2024年4月5日”，避免“4/5”或“四月五日”这类模糊写法。落款右对齐是常见做法。
如果是纸质文件，署名处最好手写签名。电子文档则可在姓名后标注“（代）”或直接使用电子签章。
字体与排版：让视觉为内容加分
通用标准是：正文用仿宋_GB2312或宋体，字号小四或四号；一级标题加粗，二级标题可加下划线。行距建议1.5倍，段前段后不留过多空白。
页边距通常设为“上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm”，这是不少机关单位的默认设置。虽然企业没那么严格，但保持整洁的边距会让文档看起来更稳重。
邮件中的正式文书怎么处理
很多人把正文格式套用到邮件里，结果附件空空如也。正确做法是：邮件正文简要说明来意，正式内容以附件形式提交PDF文档。比如：
王经理您好：
随信附上《项目进度汇报（Q2）》文档，请您查阅。
如有修改意见，欢迎随时反馈。
此致
敬礼
李婷
市场部
2024年4月5日这样既礼貌又专业，对方打开附件时，看到的是一份排版完整的正式文件。
格式不是束缚，而是让信息传递更高效的方式。就像穿正装开会不代表虚伪，而是对场合的尊重。掌握这些基本规则，你的文书才能真正为你说话。