每天上班打开电脑，先点开邮箱、下载报表、复制数据、粘贴进Excel、重命名文件、再上传到共享文件夹……这套操作你是不是已经做了上百遍？手指机械地动，脑子却在放空。其实这些事完全可以让电脑自己干，你只需要写几行代码——也就是所谓的“自动化脚本”。
从最熟悉的工具开始
别一听“脚本”就想到程序员敲代码。其实在职场里，自动化脚本能用的工具很亲民。比如你天天用的Excel，配上VBA（Visual Basic for Applications），就能写出处理表格的小程序。再比如Windows上的PowerShell，或者macOS里的bash，连发邮件、搬文件这种事都能一句话搞定。
举个例子：每周五你要从邮件附件里提取一个CSV文件，改名字加上当天日期，然后放到指定文件夹。这个动作可以写成一段Python脚本：
import os
import shutil
from datetime import datetime
# 假设文件下载到了默认目录
download_folder = "/Users/you/Downloads"
dest_folder = "/Users/you/reports"
# 找到最新的CSV文件
csv_files = [f for f in os.listdir(download_folder) if f.endswith(".csv")]
if csv_files:
latest_file = max(csv_files, key=lambda x: os.path.getctime(os.path.join(download_folder, x)))
new_name = f"weekly_report_{datetime.now().strftime("%Y%m%d")}.csv"
shutil.move(
os.path.join(download_folder, latest_file),
os.path.join(dest_folder, new_name)
)
print(f"已重命名并移动文件：{new_name}")
写好之后，双击运行，或者设置成每周五自动执行，你的手就彻底解放了。
不用会编程也能上手
如果你不太懂代码，也没关系。现在很多工具提供了“录制”功能。比如在Excel里点“开发工具”->“录制宏”，然后你手动操作一遍格式化表格的过程，它会自动生成对应的VBA代码。下次直接点一下，同样的操作就自动重现。
还有像AutoHotkey（Windows）或Keyboard Maestro（Mac）这样的工具，能把你按键盘、点鼠标的动作录下来，保存成脚本，随时回放。比如你经常要输入一长串审批说明，完全可以设个快捷键，比如Ctrl+Shift+A，一按就自动填进去。
关键是先拆解任务
写脚本之前，别急着打开编辑器。先坐下来，把你想自动化的任务一步步写出来。比如“导出客户名单”这件事，可能包含：登录系统、点击菜单、选择时间范围、点导出按钮、等文件下载完成、移动文件、发邮件给同事。
哪一步是固定不变的？哪一步需要人工判断？只有那些规则明确、每次流程一致的操作，才适合自动化。遇到要“看情况”的步骤，就得留人来处理。
小脚本解决大问题
有个做市场的朋友，以前每天要花半小时整理各平台的广告花费数据。后来他写了段Python脚本，用pandas读取各个CSV，合并去重，生成汇总表，再用smtplib自动发邮件。现在他每天到工位喝口咖啡，报表已经在邮箱里了。
另一个行政同事用PowerShell写了个批量重命名脚本，新员工入职时几百份培训资料一秒搞定命名规则，再也不用手动一个个改。
这些脚本都不复杂，但省下的时间是实打实的。更重要的是，你不再被琐事缠住，能把注意力放在真正需要思考的事情上。
安全和备份不能少
脚本一旦跑起来就停不下来，所以得小心别误删文件或覆盖重要数据。建议每次操作前加一句判断，比如“如果目标文件已存在，则跳过”或“把原文件先备份到bak文件夹”。测试时先在副本上跑，确认没问题再上线。
另外，记得把自己的脚本存个档，最好写几句注释说明用途和使用方法。万一哪天请假，同事也能接手。